C'est l'une des questions qui revient dans presque tous nos projets Power Apps : "On stocke les données où ?" Deux options dominent dans l'écosystème Microsoft SharePoint et Dataverse. Les deux fonctionnent, les deux s'intègrent nativement à Power Apps, mais elles n'ont pas les mêmes forces. Choisir la mauvaise peut vous coûter du temps et de l'argent plus tard.
Voici une comparaison honnête, issue de notre expérience terrain.
SharePoint : simple, déjà là, mais limité
SharePoint est présent dans tous les abonnements Microsoft 365. Vos équipes l'utilisent probablement déjà pour partager des documents. En tant que source de données pour Power Apps, il présente des avantages évidents.
Ce que SharePoint fait bien :
- Zéro coût additionnel : inclus dans votre abonnement Microsoft 365
- Prise en main rapide : les listes SharePoint ressemblent à des tableaux Excel, faciles à créer et modifier
- Droits d'accès connus : gestion des permissions via les groupes Microsoft 365 existants
- Idéal pour les données simples : listes à plat, sans relations complexes entre les données
Les limites que vous allez atteindre :
- Performances : au-delà de 5 000 entrées, les requêtes SharePoint déclenchent des limitations connues (le fameux "threshold")
- Pas de relations entre tables : impossible de faire une vraie jointure entre deux listes il faut ruser avec des colonnes de recherche
- Logique métier côté applicatif uniquement : les règles de gestion doivent être codées dans Power Apps, pas dans la couche données
- Transactions : aucune gestion native des transactions (si deux enregistrements doivent être créés ensemble ou pas du tout, c'est à vous de le gérer)
Dataverse : la base de données professionnelle de la Power Platform
Dataverse est le moteur de données natif de la Power Platform. C'est sur Dataverse que sont bâties des applications comme Dynamics 365. Il offre une puissance significativement supérieure à SharePoint.
Ce que Dataverse fait bien :
- Relations entre tables : clés étrangères, jointures, intégrité référentielle comme une vraie base de données relationnelle
- Performances : conçu pour tenir la charge, sans les limitations de seuil de SharePoint
- Logique métier côté données : règles métier, colonnes calculées, règles de validation définies directement dans Dataverse, pas dans l'application
- Sécurité granulaire : rôles de sécurité précis (lecture, écriture, suppression) par entité et par enregistrement
- Audit natif : traçabilité complète des modifications sur chaque champ
- Intégration Dynamics 365 : si vous utilisez ou envisagez Dynamics, Dataverse est le lien naturel
Les contraintes à connaître :
- Licences : Dataverse nécessite des licences Power Apps par utilisateur (ou Premium), ce qui représente un coût mensuel additionnel
- Courbe d'apprentissage : la modélisation des données demande plus de rigueur et d'expérience qu'une liste SharePoint
- Pas nécessaire pour tout : utiliser Dataverse pour une petite liste de 200 lignes sans relations, c'est de la sur-ingénierie
La grille de décision que nous utilisons chez EFFI Consulting
Plutôt qu'une règle absolue, voici les critères que nous évaluons avec chaque client en début de projet.
Choisissez SharePoint si :
- Le volume de données reste inférieur à 5 000 enregistrements par liste
- Vos données sont simples et sans relations complexes
- Le budget licences est contraint et Dataverse n'est pas déjà disponible
- Le projet est un prototype ou une première application avec un périmètre limité
- Les utilisateurs accèdent déjà à SharePoint et les droits d'accès actuels conviennent
Choisissez Dataverse si :
- Vous avez plusieurs tables avec des relations entre elles (ex : commandes → lignes de commande → produits → fournisseurs)
- Le volume de données est important ou amenés à croître fortement
- Vous avez besoin d'une logique métier complexe (workflows côté données, règles de validation avancées)
- La sécurité au niveau de l'enregistrement est requise (chaque commercial ne voit que ses propres clients)
- Vous envisagez une intégration avec Dynamics 365 à terme
- L'application est critique pour l'activité et doit être robuste et auditable
Une troisième voie souvent sous-estimée : Azure SQL
Dans certains contextes, notamment quand une base de données SQL Server existe déjà dans votre organisation, se connecter directement via un connecteur Power Apps à Azure SQL peut être la solution la plus simple et la plus économique. Nous le recommandons particulièrement quand :
- Un service IT gère déjà une infrastructure SQL
- Les données doivent être partagées entre Power Apps et d'autres applications métier
- Le volume est important et le budget Dataverse n'est pas validé
Exemple concret : quand nous avons basculé en cours de projet
Sur un projet de gestion de parc matériel pour un client industriel, nous avions démarré avec SharePoint. Six mois après le déploiement, le client souhaitait ajouter un suivi de maintenance préventive, des alertes automatiques et un historique d'interventions par machine. Les limitations de SharePoint rendaient l'évolution trop complexe.
Nous avons migré vers Dataverse. La migration a pris 3 semaines. L'application qui tournait sur SharePoint a été reconstruite sans friction, les données transférées proprement. Depuis, les évolutions sont bien plus rapides à développer.
La leçon : si votre application a vocation à évoluer, investissez dans Dataverse dès le départ. Le coût de migration ultérieur est toujours plus élevé.
En résumé
| Critère | SharePoint | Dataverse |
|---|---|---|
| Coût | Inclus M365 | Licence Premium |
| Volume | < 5 000 lignes | Illimité |
| Relations | Limitées | Complètes |
| Logique métier | Côté app | Côté données |
| Sécurité | Basique | Granulaire |
| Complexité | Faible | Moyenne |
Le bon choix n'est pas toujours le plus puissant c'est celui qui correspond à votre besoin réel aujourd'hui et dans 18 mois.
Chez EFFI Consulting, nous faisons ce choix avec vous lors de la phase de cadrage, en tenant compte de vos licences existantes, de la complexité de vos données et de votre trajectoire applicative. Un mauvais choix de stockage se paie toujours, tôt ou tard.
Vous démarrez un projet Power Apps et vous vous posez cette question ? Nous proposons un diagnostic gratuit de 30 minutes pour vous orienter vers la bonne architecture dès le départ.